嘉兴TARGET验厂初次审核指南：审核流程、沟通技巧与注意事项

审核流程：分阶段执行

TARGET验厂采用突击审核形式，流程分为六个核心环节，需严格按顺序推进：

1.初次会议

（1）目的：明确审核范围、时间安排及分工。

（2）关键动作：审核员介绍验厂标准（如ETI人权准则、质量管控要求）。工厂需提供文件清单（如营业执照、员工档案、工资表、消防验收报告等）。确认工人访谈规则（随机抽样、一对一访谈、工厂代表不得参与）。

（3）注意事项：提前整理文件目录，便于审核员快速查找；对疑问点当场澄清，避免后续误解。

2.工厂参观

（1）目的：了解工厂布局、员工人数及重点区域（如宿舍、仓库、生产车间）。

（2）关键动作：审核员实地检查消防通道、应急出口标识、灭火器压力等硬件设施。观察员工操作规范（如佩戴防护装备情况）。

（3）注意事项：提前规划巡查路线，优先展示合规区域；对问题点不隐瞒，主动说明改进计划。

3.文件与记录检查

（1）目的：验证合规性证据链。

（2）关键动作：核查12个月记录（重点后3个月），包括考勤、工资、社保缴纳凭证。检查质量文件（如来料检验报告、成品抽检记录）。

（3）注意事项：确保文件真实、完整、可追溯（如工资表与银行转账记录一致）；避免临时补造文件，TARGET对造假采取“一票否决”。

4.现场检查

（1）目的：发现潜在违规行为。

（2）关键动作：覆盖所有功能区（宿舍、食堂、洗手间等），重点检查是否存在童工、强迫劳动、歧视。消防设施有效性、危险品存储规范。门禁系统、监控设备、货物封条管理。

（3）注意事项：保持区域整洁有序，标识清晰；对小问题立即整改（如灭火器过期），重大问题诚恳说明改进时间表。

5.工人访谈

（1）目的：验证文件与实际操作的一致性。

（2）关键动作：随机抽取员工（含临时工），秘密访谈工作条件、工资支付、加班自愿性。

（3）注意事项：提前培训员工熟悉自身权利（如拒绝超时加班）；避免“集体培训”痕迹，让员工自然回答。

6.末次会议

（1）目的：反馈问题并明确整改要求。

（2）关键动作：审核员出具临时报告，标注不合规项（如工时记录缺失、消防通道堵塞）。双方签署《验厂概要》，约定整改期限（通常30-90天）。

（3）注意事项：认真记录问题点，避免当场争辩；对争议项可提供补充证据（如后续提交完整考勤记录）。

沟通技巧：建立信任，高效协作

1.与审核员的沟通

（1）主动配合：提前按目录分类文件，减少审核员查找时间。

（2）简洁汇报：由迎审负责人用数据说明合规成果（如“近3个月加班时长均≤12小时/周”）。

（3）灵活应对：对额外文件需求立即协调人员查找，避免拖延。

2.与员工的沟通

（1）培训重点：确保员工了解自身权利（如拒绝体罚、举报渠道）。

（2）访谈模拟：通过角色扮演练习常见问题（如“你每周工作多少小时？”），确保回答与文件一致。

（3）倾听反馈：对员工疑问不直接打断，记录后统一由管理层回应。

3.与管理层的沟通

（1）跨部门协作：成立专项小组（生产、HR、EHS部门），明确分工（如HR负责文件，EHS负责现场）。

（2）持续改进：根据历史验厂报告或行业经验，优先整改高频问题（如工时记录真实性）。

注意事项：规避风险，确保合规

1.零容忍问题：童工、强迫劳动、体罚、贿赂等行为将直接导致工厂停用三年，且已出货品需退回。连续工作7-10天不休息或60小时以上，将触发停用通知。

2.文件管理

（1）真实性：禁止伪造记录（如考勤、工资），TARGET通过银行转账记录、员工访谈交叉验证。

（2）完整性：覆盖全流程（如社会责任文件需包含员工全生命周期管理记录）。

（3）可追溯性：确保文件间逻辑一致（如工资表与考勤记录日期匹配）。

3.现场管理

（1）环境安全：生产区域整洁，设备标识清晰；仓库防潮、防火、防虫措施到位。

（2）员工保护：禁止佩戴项链、手表等潜在污染装饰；提供防护装备（如耳塞、护目镜）。

4.持续改进

（1）复审准备：通过后12-18个月需复审，提前3个月启动自查。

（2）供应链透明：要求分包商通过TARGET认可的审核（如SCAN反恐验厂），并定期提交改进报告。